arsip dan kearsipan

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

A. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untukmenyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.
Berikut ini dapat kita pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1. Prof. Dr. Mr. Prajudi Atmosoedirdjo
Mengatakan arsip adalah
a. Tempat menyimpan secara teratur dari pada bahan-bahan tertulis (geschreven strukken).piagam-piagam, surat-surat, akte-ekte, kepustakaan-kepustakaan, daftar-daftar, dokumen-dokumen,peta-peta.
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan.
c. Bahan-bahan yang harus diarsipkan itu sendiri.
2. Peraturan Pemerintah RI No. 34 tahun 1979
Menurut peraturan pemerintah di atas arsip adalah:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
c. Organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Ensiklopedi Administrasi
a. Arsip adalah segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan
b. Sesuatu instansi atau tempat dimana warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archives institutionn (kantor arsip).
Setelah mempelajari pengertian arsip secara etimologi dan dari beberapa sumber diatas terdapat dua pengertian arsip, yaitu:

a. Arsip adalah kumpulan warkat,naskah-naskah,dokumen, dan surat-surat
b. Arsip adalah gedung atau organisasi tempat pengumpulan, penyimpanan dan pengolah naskah.

B. SYARAT-SYARAT ARSIP
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa tidak semua surat atau warkat dapat disebut arsip. Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai kegunaan
4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

C. ISTILAH SURAT,RECORD, FILE, DAN DISAIN
Surat adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan/informasi dari satu pihak kepada pihak lain.
Record adalah warkat/record adalah semua catatan tertulis atau bergambar tentang sesuatu hal atau peristiwa yang terekam yang dapat digunakan untuk alat pengingat.
Istilah file dapat diartikan sebagai suatu lipatan karton dengan kawat penjepit ataupun tidak memakai kawat penjepit yang dipergunakan untuk menyimpan warkat. Dengan istilah lain adalah folder.
Istilah file dalam bahasa latin disebut felun yang artinya tali atau benang.memang pada jaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan mengikat kumpulan warkat/record sehingga mudah dugunakan. Dengan demikian file merupakan wadah/tempat/alat menyimpan arsip. Seperti map, folder, bundel, dan lain-lain.


D. JENIS-JENIS ARSIP
Arsip meliputi warkat, surat, akte notaris, rekaman, dan lain-lain. dengan banyaknya jenis arsip, maka arsip dapat dilihat dari berbagaisegi, yaitu:
1. Dar isegi bentuk fisiknya
Bila dilihat dari segi fisiknya maka arsip dibedakan atas:
a. Arsip yang fisiknya berbentuk lembaran
Misalnya: surat-surat, warkat, akte notaris, surat kontrak dan lain-lain
b. Arsip yang fisik nya tidak berbentuk lembaran
Misalnya: Disket komputer, Hard Disk, rekaman pada pita kaset, vidio kaset, micro film, dan lain-lain.
2. Dari segi masalahnya
Dilihat dari segi masalah yang dikandung oleh arsip itu sendiri, maka arsip dibedakan atas:
a. Financial record, adalah arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya bukti-bukti pembayaran dan penerimaan uang, arsip utang dan piutang, kuintansi, cek dan lain-lain
b. Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventasi (barang milik kantor)
c. Personal record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya arsip-arsip mengenai daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, daftar jumlah pegawai dan lain-lain
d. Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan mengenai masalah produksi. Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahan baku produksi, alat produksi, proses pengolahan, jumlah, jenis, dan kualitas barang yang diperkenalkan searta laporan produksi
3. Dari segi pemiliknya
a. Lembaga pemerintahan
1) Arsip Nasional di Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat
2) Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat, yang selanjutnya disebut arsip arsip nasional daerah.
b. Instansi Pemerintah/Swasta
1) Arsip Primer dan Secunder
Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, bukan tindasan, bukan kopiannya, atau bukan salinannya.
Arsip secunder adalah arsip yang berupa tindasan, kopian aslinya, dan salinannya.

E. PENGELOLAAN ARSIP
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, arsip statis instansi / lembaga di tingkat pusat diserahkan ke ANRI Pusat, sedangkan arsip instansi tingkat daerah diserahkan ke Arsip Nasional Wilayah. Bagi daerah yang belum terdapat Arsip Nasional Wilayah, ditempuh dua cara sebagai berikut :
a. Arsip-arsip Pemerintah Daerah, termasuk BUMD, untuk sementara disimpan di Kantor Arsip Daerah (KAD) Daerah Tingkat I yang bersangkutan.
b. Arsip-arsip instansi vertikal, termasuk BUMN yang ada di daerah, untuk sementara disimpan di masing-masing instansi penciptanya.
F. Penyerahan Arsip ke ANRI dari Arsip daerah
Proses akhir dari kegiatan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru adalah penyerahan arsip dari masing-masing instansi ke ANRI. Hal lni dimaksudkan agar setiap instansi dapat melestarikan dan menyampaikan informasi keberadaan dan peran yang bermakna bagi negara dan bangsa selama masa Orde Baru, kepada generasi yang akan datang. ANRI berkewajiban mengelola, merawat, dan menyampaikan secara obyektif kepada generasi mendatang informasi tentang instansi-instansi bersangkutan sebagai cermin dan jati diri bangsa.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam proses penyerahan tersebut adalah :
a. Penyerahan dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Serah Terima Arsip yang disertai Daftar pertelaan Arsip (DPA).
b. Materi Berita Acara dikoordinasikan dengan Arsip Nasional Republik Indonesia.
c Berita Acara ditandatangani oleh pimpinan instansi masing-masing, dibuat di atas kertas bermaterai cukup.

d. Berita Acara dibuat rangkap dua, satu lembar untuk instansi yang menyerahkan dan satu lembar yang fain untuk ANRI.
Arsip-arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional yang diserahkan selanjutnya dilestarikan di ANRI dan dimanfaatkan seluas-luasnya untuk kepentingan pemerintahan, pembangunan, penelitian, ilmu pengetahuan dan kemasyarakatan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku. Dengan demikian keberadaan dan peran serta instansi pencipta arsip dalam pembangunan bangsa, dapat disampaikan dan dikenali oleh generasi bangsa Indonesia di masa mendatang

G. Koordinasi Pelaksanaan Akuisisi Arsip
Untuk menjamin keterpaduan teknis dan efisiensi, pelaksanaan kegiatan Diklat dan akuisisi, agar dikoordinasikan dengan ANRI, dengan pembagian wilayah kerja sebagai berikut :
a. Tingkat Pusat
Semua instansi / lembaga tingkat pusat dan Daerah Khusus lbukota Jakarta berkoordinasi dengan ANRI Pusat.
b. Tingkat Daerah
Untuk Pemerintah Daerah dan instansi vertikal yang ada di daerah dapat dilakukan koord'tnasi dengan Arsip Nasioni Wilayah sesuai dengan wilayah kerja Arsip Nasional Wilayah sebagaimana tercantum dalam daftar berikut :

No Arsip Propinsi Wilayah Kedudukan Wilayah Kerja (Propinsi)
1 Propinsi DI Aceh Banda Aceh DI Aceh dan Sumatera Utara
2 Propinsi Sumatera Barat Padang Sumatera Barat, Riau, Bengkulu, Jambi dan Sumatera Selatan
3 Propinsi Jawa Barat Bandung Jawa Barat dan Lampung
4 Propinsi Jawa Tengah Semarang Jawa Tengah dan DI Yogyakarta
5 Propinsi Jawa Timur Surabaya Jawa Timur dan Bali
6 Propinsi Nusa Tenggara Timur Kupang Nusa Tenggara Timur, Nusa Tenggara Barat dan Timor-Timur
7 Propinsi Kalimantan Barat Pontianak Kalimantan Barat , Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur dan Kalimantan Selatan
8 Propinsi Sulawesi Selatan Ujung Pandang Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Utara dan Sulawesi tengah
9 Propinsi Irian Jaya Jayapura Irian Jaya dan Maluku



c. Tahapan Sosialisasi
Untuk meningkatkan kualitas pemahaman terhadap Pedoman Akuisisi ini, dilakukan sosialisasi melalui apresiasi dan rapat koordinasi antar instansi.
a. Apresiasi
Apresiasi ditujukan kepada pejabat pengambil keputusan di bidang kearsipan dan para penanggungjawab unit kearsipan masing-masing instansi, baik di tingkat pusat maupun daerah. Tujuan apresiasi terhadap pejabat-pejabat tersebut adalah untuk memberikan gambaran dan pemahaman terhadap program Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru. Dengan apresiasi ini diharapkan masing-masing pejabat dapat melakukan persiapan yang diperlukan untuk mendukung semua kegiatan yang berkaitan dengan persiapan pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru, di lingkungan Departemen, Badan, atau Lembaga masing-masing sampai satuan kerja terendah di lingkungannya.
b. Rapat Koordinasi
Rapat koordinasi antar instansi dilakukan sesuai dengan kebutuhan obyektif setiap tahapan akuisisi, untuk memecahkan masalah-masalah yarg dihadapi di lapangan. Diharapkan juga dapat dilakukan koordinasi reguler setiap semester antara instansi dengan ANRI dalam rangka evaluasi pelaksanaan teknis secara nasional.

KESIMPULAN
Mitra kerja Arsip dengan lembaga pemerintahan sangatlah erat kaitannya, terutama pada bidang akuisisi. Dan peyebaran Arsip pada beberpa daerah. Hai ltu menunjukkan bahwa setiap gedung Arsip tidak dapat erdiri sendiri tanpa ada hubungan atau kerja sama dengan lembaga pemerintahan lain, cenderung akan dinilai kurang membangun mitra kerja Arsip.
Didalam Arsip, ada terdapat Tahapan Sosialisasi yaitu:
a. Apresiasi
b. Rapat koordinasi
Koordinasi Pelaksanaan Akuisisi Arsip terbagi menjadi dua bagian:
a. Tingkat pusat
b. Tingkat daerah



DAFTAR PUSTAKA
Syamsul Anwar.Kearsipan.Titian Ilmu: Bandung,1999
http://kearsipan.fib.ugm.ac.id/maknaarsip.htm
http://arsipberita.com/
http://arsipberita.com/search/mitra+kerja+arsip+dengan+pemerintah
http://www.arsipjogjaprov.info/index.php?view=article&catid=5%3Acategoryartikel&id=356%3Aperbedaan-arsip-dan-perpustakaan&option=com_content&Itemid=11
http://www.google.co.id/search?hl=id&client=firefox-a&rls=org.mozilla%3Aen-US%3Aofficial&channel=s&q=perbedaan+arsip+dan+kearsipan&aq=f&aqi=&aql=&oq=&gs_rfai=